ƯU ĐIỀM CỦA HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI ẢO

Được tạo ngày Thứ sáu, 09 Tháng 12 2011 10:01

Dịch vụ tổng đài ảo đang tiếp tục nổi lên như là một công cụ có giá trị trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ ra đời không ngừng mỗi năm và nhận thức về công nghệ của họ cũng đã thay đổi, không chỉ riêng lĩnh vực Internet. Các doanh nghiệp hiện nay sẵn sàng sử dụng các hệ thống viễn thông trực tuyến, và gia tăng theo thời gian.

Từ nghiên cứu thị trường thực hiện bởi một nhà cung cấp hàng đầu thế giới, đã tiết lộ 5 lý do tại sao các doanh nghiệp nhỏ lựa chọn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo đã được đưa ra.

Dưới đây là Top 5 lý do khiến tổng đài điện thoại ảo được các doanh nghiệp nhỏ lựa chọn (Năm 2007)

1. Tính linh hoạt

Phần lớn các doanh nghiệp được khảo sát bày tỏ sự hài lòng của họ ở sự linh hoạt thu được bằng cách sử dụng các dịch vụ này.

Họ thấy rằng các tính năng sẵn có của các dịch vụ tổng đài trực tuyến tăng cường rất nhiều hiệu quả trong quản lý cuộc gọi.

Thoa tác điều hành cuộc gọi từ các địa điểm khác nhau có thể cung cấp một số điện thoại công ty cho khách hàng của họ và chuyển tiếp cuộc gọi đến nhiều đường truyền hoặc tại văn phòng khác nhau hoặc điện thoại di động của họ.

2. Hình ảnh công ty

Ở vị trí thứ 2 là hình ảnh. Sử dụng tổng đài điện thoại làm gia tăng hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, tạo cảm giác cho khách hàng đây là một công ty có quy mô, và đạt đẳng cấp của một tổ chức lớn.

Hệ thống IVR có sẵn (Phản hồi thoại tương tác) với các dịch vụ này cho phép các doanh nghiệp nhỏ chào đón khách hàng của họ một cách chuyên nghiệp, khi khách hàng gọi được nối qua và sau đó nhanh chóng trực tiếp đến đúng bộ phận hoặc người cần gặp bằng cách quay số bàn phím điện thoại. (Nhấn 1 cho Phòng Kinh Doanh số, bấm 2 để ... hỗ trợ).

Một số người được khảo sát nói rằng họ muốn miêu tả hình ảnh công ty đến khách hàng của họ, vì điều này có thể là điểm liên hệ đầu tiên. Doanh nghiệp cũng muốn tách rời và tổ chức các cuộc gọi trước khi chúng được trả lời, như vậy họ có thể trả lời cuộc gọi đúng người cần gặp ngay trong lần đầu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chuyên nghiệp, và không làm mọi người khó chịu khi phải liên tục nhận những cuộc gọi dành cho một người khác.

Điều thú vị là các doanh nghiệp nhỏ hơn, có từ 1-5 nhân viên nói rằng họ muốn có được “vẻ ngoài” của một công ty lớn, gia tăng hình ảnh chuyên nghiệp của mình và lợi thế cạnh tranh thích hợp.

3. Tăng cường độ nhận cuộc gọi

Theo sát ở vị trí thứ 3 là tổng đài điện thoại giúp giảm số cuộc gọi nhỡ.

Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ, giá trị doanh nghiệp mà họ có và hoạt động rất khó để thu hút khách hàng tiềm năng. Vì vậy, các công ty rất bực bội khi để mất hợp đồng kinh doanh tiềm năng bởi các cuộc gọi bị lỡ mất.

Các cuộc điều tra cũng phát hiện rằng các doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ quản lý cuộc gọi trực tuyến để họ có thể tối đa hóa số lượng các cuộc gọi được trả lời.

Khả năng để chuyển tiếp cuộc gọi cho nhiều đường dây điện thoại, có nghĩa là nếu một cuộc điện thoại không được trả lời nó sẽ được chuyển sang cho một số khác.

Hầu hết, các nhà cung cấp cung cấp voice mail và ID người gọi thông qua email được xem như là một tính năng mang lại lợi ích; Trong đó người dùng có thể quay trở lại các cuộc gọi chưa được trả lời hoặc bỏ qua một cách nhanh chóng và tăng hiệu quả, giảm số lượng khách hàng có thể bị mất.

4. Giờ làm việc

Số 4 trong danh sách này cho thấy rằng, các doanh nghiệp thích để tự động hóa hệ thống điện thoại của họ, hoạt động suốt không phụ thuộc thời gian làm việc của doanh nghiệp.

Bằng cách thực hiện một hệ thống tổng đài ảo, họ có thể lập trình hệ thống điện thoại của họ để xử lý các cuộc gọi khác nhau tại các thời điểm khác nhau trong ngày và các ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ tùy thuộc vào thời gian làm việc.

Họ bày tỏ rằng tính năng này cho phép họ quản lý và tổ chức các cuộc gọi của họ hiệu quả hơn rất nhiều, đặc biệt là các cuộc gọi đi kèm sau giờ hành chính.

5. Kiểm soát

Cạnh tranh ở vị trí thứ 5 là khả năng kiểm soát.

Các doanh nghiệp nhỏ đang lựa chọn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo bởi vì họ coi mức độ kiểm soát đối với các cuộc gọi điện thoại đến của họ như là một lợi ích lớn.

Có thể Online để thực hiện điều chỉnh, và thay đổi bất cứ khi nào cần, như là một tài sản thực sự. Các công ty nhỏ cần sự linh hoạt giống như hoàn cảnh của họ, thay đổi mỗi ngày và từ tuần tới tuần.

Hầu hết, các doanh nghiệp tham gia điều tra có khát vọng phát triển, và phát triển. Họ hài lòng khi biết có thể thay đổi hệ thống của họ bất kỳ lúc nào, tạo điều kiện thuận lợi khi nhu cầu gia tăng cùng với sự phát triển.

Trong kết luận các kết quả của nghiên cứu được thực hiện bởi một nhà cung cấp hàng đầu các dịch vụ này ở Anh đã tìm thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ ở Anh chọn để thực hiện hệ thống tổng đài ảo để nâng cao lợi thế cạnh tranh của họ, quản lý thời gian, tính linh hoạt và hiệu quả.

Những loại hình dịch vụ đang tiếp tục phát triển, như các dịch vụ dựa trên web càng ngày càng trở nên có giá trị hơn, cho quản lý kinh doanh hiệu quả.

Thực tế là nhiều dịch vụ có tính chất này được lưu trữ Online, có nghĩa là chi phí được cắt giảm làm cho chúng có giá cả phải chăng hơn với các doanh nghiệp nhỏ, vốn có ngân sách nổi tiếng là chặt chẽ.

Để biết thêm thông tin về tổng đài ảo cùng các hệ thống tổng đài điện thoại khác, xem xét thông tin bên dưới

Blog Tổng đài điện thoại: http://tongdaidienthoai.com/blog.html - Hotline: 0909.667.660

TỔNG HỢP

KEYTECH